Cowork Mitmachübung

Benötigt: Cowork mit Microsoft-365-Copilot-Lizenz; das Plugin Sales for Cowork muss vom Admin für euch freigegeben sein. CRM-Anbindung ist für diese Übung nicht nötig. Wenn das Plugin im Tenant fehlt, könnt ihr die Arbeitsschritte trotzdem in Cowork nachspielen; Pluginfreigabe und Plugin-Audit bleiben dann eine Admin-Demo.
Wichtig: Nur die folgenden erfundenen Daten verwenden.

1. Admin-Prüfung: Wer darf das Plugin nutzen?

Bevor ihr Cowork öffnet, entscheidet als Gruppe:

Wir testen das Plugin zunächst mit Mara, einer Trainerin, und nicht mit allen Mitarbeitenden. Mara darf auf ihre eigenen Seminar-E-Mails und Gesprächsnotizen zugreifen. Ein CRM-Konnektor wird für diesen Test nicht verbunden. Cowork darf Entwürfe erstellen, aber keine E-Mails versenden und keine CRM-Daten ändern.

Notiert eure Freigabeentscheidung:

• Für wen wird das Plugin verfügbar gemacht?
• Welche Datenquellen sind für den Test erlaubt?
• Welche Aktionen sollen ausdrücklich ausgeschlossen bleiben?
• Wer prüft später die Aktivitäten im Purview-Audit?

Die Adminfreigabe legt fest, wer das Plugin verwenden kann. Sie ersetzt nicht die individuellen Rechte auf E-Mails, Dateien oder verbundene Systeme.

2. Testdaten für Cowork

Kopiert diese Notiz in ein Testdokument oder fügt sie direkt in den Prompt ein:

Erstgespräch – Nordlicht Akademie GmbH
Kontakt: Jana Beispiel, Personalentwicklung
Datum: 22. Oktober

Jana plant für acht Kolleg*innen ein zweitägiges Seminar zu Microsoft 365 Copilot. Die Gruppe arbeitet vor allem mit Word, Outlook, Teams und Excel. Einige Teilnehmende haben eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz, andere bisher nur Copilot Chat.

Gewünscht sind kurze Erklärungen, viele Übungen und ein Abschnitt zu Datenschutz und sicheren Prompts. Das Seminar soll im November stattfinden. Jana möchte bis Freitag einen Vorschlag mit zwei möglichen Formaten und einer Liste der noch benötigten Informationen.

Noch offen: genauer Termin, Schulungstenant, gewünschte Excel-Schwerpunkte und ob Copilot Studio Teil des Seminars sein soll.

Vereinbart: Mara prüft die Verfügbarkeit und sendet einen Vorschlag. Es wurde kein Preis genannt und kein Termin verbindlich zugesagt.

3. Cowork-Arbeitsschritt: Zusammenfassen und Entwurf erstellen

Öffnet Cowork, fügt die Notiz ein und wählt – falls vorhanden – Sales for Cowork beziehungsweise den passenden Sales-Skill. Dann gebt diesen Auftrag:

Analysiere die bereitgestellte Gesprächsnotiz.

1. Fasse Bedarf, Zielgruppe und vereinbarte nächste Schritte in höchstens fünf Stichpunkten zusammen.
2. Trenne bestätigte Informationen klar von offenen Fragen.
3. Erstelle einen freundlichen Follow-up-E-Mail-Entwurf an Jana Beispiel. Biete zwei Seminarformate an:
   • Format A: zwei halbe Tage mit Fokus auf Copilot in Word, Outlook und Teams
   • Format B: zwei ganze Tage einschließlich Excel und einem optionalen Copilot-Studio-Ausblick
4. Erfinde keine Preise, Termine oder Zusagen. Stelle offene Fragen als Fragen dar.
5. Sende nichts, ändere keine Dateien und nimm keine Änderungen in einem CRM vor. Zeige mir nur den Entwurf und die verwendeten Quellen.

Prüft gemeinsam das Ergebnis: Sind offene Punkte wirklich als offen markiert? Wurden Preis oder Termin versehentlich erfunden? Ist der Entwurf hilfreich, aber noch klar ein Entwurf?

4. Berechtigungen gezielt testen

Jetzt macht ihr einen kleinen Gegencheck: Entfernt die Gesprächsnotiz aus dem Prompt und fragt Cowork:

Welche konkreten Informationen über das Gespräch mit Nordlicht Akademie kannst du aus meinen verfügbaren Quellen belegen? Nenne die verwendeten Quellen. Wenn du keine passende Quelle findest, sage das ausdrücklich.

Besprecht anschließend:

• Hat Cowork tatsächlich auf eine Quelle zugegriffen oder nur den vorherigen Prompt weiterverwendet?
• Sind die verwendeten Quellen für Mara freigegeben?
• Sollte ein CRM-Konnektor für diesen Anwendungsfall überhaupt verbunden werden?
• Welche minimale Berechtigung wäre nötig, falls ihr ihn später testen wollt?

Ein Konnektor sollte nur mit einem Testkonto und den erforderlichen Mindestberechtigungen verbunden werden. Seine Verfügbarkeit und die genauen Aktionen hängen vom Connector und der Tenantkonfiguration ab.

5. Purview-Audit: Was lässt sich nachvollziehen?

Eine Person mit den nötigen Adminrechten öffnet Microsoft Purview und prüft im Audit, ob für den Test Copilot-Aktivitäten sichtbar sind. Haltet fest:

• Was könnt ihr zur Nutzung des Plugins oder zu Copilot-Aktivitäten nachvollziehen?
• Was könnt ihr nicht aus dem Audit ableiten – zum Beispiel, ob der E-Mail-Entwurf fachlich korrekt war?
• Welche zusätzliche Kontrolle braucht es deshalb vor dem Versand?

Das Audit dient der Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten; es ist weder Qualitätsprüfung noch Ersatz für eine Freigabe durch die Nutzerin.

Abschluss: Freigabe oder Stopp?

Jede Gruppe gibt eine kurze Entscheidung ab:

Freigabe für den Pilot ja/nein, für welche Personen, mit welchen erlaubten Quellen und Aktionen und unter welcher menschlichen Prüfung?

Erfolgskriterium: Die Gruppe kann zeigen, dass Cowork einen brauchbaren Entwurf erstellt, ohne ungeprüft zu handeln – und dass Pluginfreigabe, Datenberechtigungen und Audit drei verschiedene Kontrollfragen sind.

Trainerinnen-Tipp: Das macht sich als Live-Demo besonders gut, wenn die Gruppe den E-Mail-Entwurf vor dem letzten Klick gemeinsam redigiert. Der Aha-Moment ist nicht „Copilot hat eine Mail geschrieben“, sondern: Welche Angaben waren belegt, welche fehlten, und wer trägt die Verantwortung für den Versand?