Copilot Cowork macht aus der einzelnen Finanzanalyse einen vollständigen Arbeitsprozess.
Copilot in Excel kann eine Tabelle untersuchen und Abweichungen erläutern. Cowork übernimmt dagegen die Koordination über mehrere Dateien, Anwendungen und Arbeitsschritte hinweg: Informationen suchen, Unterlagen erstellen, Rückfragen sammeln, Besprechungen vorbereiten und Kommunikation entwerfen. Microsoft beschreibt Cowork ausdrücklich als Werkzeug für mehrstufige Aufgaben über Microsoft 365 hinweg.
Konkretes Beispiel: Monatliches Finanz-Review
Die Aufgabe lautet nicht mehr nur:
„Analysiere die Plan-Ist-Abweichungen.“
Sondern:
„Bereite das komplette monatliche Finanz-Review vor.“
1. Relevante Unterlagen zusammensuchen
Cowork kann nach den benötigten Informationen in OneDrive, SharePoint, E-Mails, Teams-Chats und Besprechungen suchen. Dazu könnten gehören:
- Budgetdatei
- aktuelle Ist-Zahlen
- Offene-Posten-Liste
- Liquiditätsplanung
- Protokoll des letzten Finanz-Reviews
- E-Mails mit Erklärungen zu Kostenabweichungen
Cowork arbeitet dabei mit den vorhandenen Benutzer*innenrechten. Es kann also nur auf Inhalte zugreifen, auf die die jeweilige Person bereits Zugriff hat.
2. Den Arbeitsauftrag in Einzelschritte zerlegen
Cowork plant selbstständig, welche Schritte notwendig sind. Beispielsweise:
- Plan- und Ist-Daten vergleichen
- größte Abweichungen herausarbeiten
- überfällige Forderungen priorisieren
- Liquiditätsrisiken markieren
- fehlende Begründungen sammeln
- Management-Bericht erstellen
- Finanzbesprechung vorbereiten
Währenddessen zeigt Cowork an, woran es gerade arbeitet. Bei fehlenden Angaben kann es gezielte Rückfragen stellen.
3. Mehrere Arbeitsergebnisse erstellen
Aus einem einzigen Auftrag kann Cowork verschiedene zusammenhängende Unterlagen erzeugen:
- Excel-Auswertung mit Plan-Ist-Vergleich
- Word-Bericht mit den wichtigsten Erkenntnissen
- PowerPoint-Präsentation für die Geschäftsführung
- Liste offener Fragen für Buchhaltung und Controlling
- E-Mail-Entwurf an die verantwortlichen Kolleg*innen
- Agenda für das Finanz-Review
Word, Excel, PowerPoint, PDF, E-Mail, Kalender, Besprechungen und Unternehmenssuche gehören zu den integrierten Cowork-Fähigkeiten.
4. Aus Auffälligkeiten konkrete Maßnahmen ableiten
Cowork könnte beispielsweise folgende Ergebnisse miteinander verbinden:
Die externen Dienstleistungen liegen 14 % über Budget.
In zwei E-Mails wird eine zusätzliche Projektbeauftragung erwähnt.
Eine abschließende Freigabe ist in den verfügbaren Unterlagen jedoch nicht dokumentiert.
Daraus entsteht nicht nur eine Zusammenfassung, sondern eine Aufgabe:
„Bitte die zusätzliche Beauftragung und die zugehörige Freigabe prüfen.“
Das ist der entscheidende Unterschied: Cowork verbindet Zahlen, Kommunikation und nächste Schritte. Die fachliche Bewertung und Freigabe bleiben trotzdem bei den zuständigen Finanzexpert*innen.
5. Finanzbesprechung organisieren
Cowork kann anschließend:
- einen geeigneten Besprechungstermin vorbereiten,
- die Agenda erstellen,
- Unterlagen für die Teilnehmenden zusammenstellen,
- eine Einladung formulieren,
- Aufgaben und offene Fragen dokumentieren.
Vor sensiblen Aktionen, beispielsweise dem Versenden einer E-Mail oder dem Veröffentlichen einer Teams-Nachricht, verlangt Cowork eine Freigabe.
6. Den Prozess monatlich wiederholen
Ein solcher Auftrag kann als wiederkehrender Cowork-Prompt geplant werden. Cowork unterstützt derzeit geplante Prompts; Microsoft nennt ein Limit von bis zu fünf aktiven geplanten Prompts.
Beispielprompt für Cowork
Bereite das monatliche Finanz-Review für Juni vollständig vor. Verwende die freigegebenen Finanzunterlagen aus SharePoint und OneDrive, die aktuelle Offene-Posten-Liste sowie die E-Mails und Besprechungsnotizen zum Monatsabschluss. Führe folgende Schritte aus: 1. Vergleiche Plan- und Ist-Werte. 2. Identifiziere die fünf größten negativen Abweichungen. 3. Suche in den verfügbaren Unterlagen nach dokumentierten Ursachen. 4. Kennzeichne Abweichungen, für die keine ausreichende Erklärung vorliegt. 5. Priorisiere offene Forderungen nach Betrag und Überfälligkeit. 6. Zeige mögliche Liquiditätsrisiken der nächsten acht Wochen. 7. Erstelle einen Excel-Bericht mit den analysierten Daten. 8. Erstelle eine Management-Zusammenfassung in Word. 9. Erstelle eine Präsentation mit maximal sechs Folien. 10. Formuliere eine Agenda und einen Einladungsentwurf für das Finanz-Review. Trenne belegte Fakten, Annahmen und offene Fragen deutlich voneinander. Verändere keine Quelldaten. Versende keine Nachrichten und plane keine Termine ohne meine Freigabe.
Die wichtige Grenze
Cowork ist kein autonomes Buchhaltungs- oder ERP-System. Ohne zusätzliche Anbindung arbeitet es in erster Linie mit den verfügbaren Microsoft-365-Inhalten. Für Daten aus Dynamics 365 Finance oder SAP kommt beispielsweise die separate Lösung Finance in Microsoft 365 Copilot infrage. Sie verbindet ERP-Daten mit Excel und Outlook und unterstützt unter anderem Abstimmungen, Abweichungsanalysen und Finanzkommunikation. Alternativ lässt sich Cowork über Plugins, Skills und Connectoren um externe Datenquellen und finanzspezifische Abläufe erweitern.
